Het lokaal bestuur hecht groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verwerkt de persoonsgegevens die haar verstrekt worden met de grootste zorg. Hieronder vind je meer uitleg over hoe de medewerkers met de persoonlijke gegevens van burgers omspringen. Dit doen ze volgens de transparantieplicht binnen de privacywetgeving en in het bijzonder de Algemene gegevensverordening / General Data Protection Regulation (AVG / GDPR). Het privacybeleid van het lokaal bestuur valt onder het algemeen gevoerde informatieveiligheidsbeleid van het bestuur.
Het lokaal bestuur Begijnendijk, Kerkplein 5, 3130 Begijnendijk is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle activiteiten van haar diensten. De OCMW-dienstverlening, het gemeentelijk onderwijs en de gemeentelijke openbare bibliotheek vallen hier ook onder. De individuele ambtenaar die jouw persoonsgegevens verwerkt wordt, in de betekenis van de GDPR, niet beschouwd als verantwoordelijke. Met vragen over het gevoerde privacybeleid en de genomen maatregelen kan jij terecht bij de algemeen directeur en/of de functionaris voor de gegevensbescherming via privacy@begijnendijk.be. Voor specifieke vragen rond de verwerking van jouw gegevens door de bibliotheek kan je jezelf wenden tot bibliotheek@begijnendijk.be. Voor specifieke vragen rond de verwerking van jouw gegevens door de gemeentelijke basisscho(o)l(en) kan je jezelf wenden tot depuzzel@begijnendijk.be of deklimroos@begijnendijk.be.
In het algemeen verwerkt het bestuur jouw persoonsgegevens om de dienstverlening van hetzij de gemeente, hetzij OCMW, hetzij de bibliotheek of de organisatie van het gemeentelijke onderwijs te kunnen uitvoeren. De gemeente verwerkt jouw gegevens niet voor commerciële doeleinden. Noch gebruikt het bestuur jouw gegevens om interesseprofielen (profiling) aan te maken, zonder dat je hiervoor jouw toestemming geeft.
De personeelsleden van het bestuur hebben toegang tot jouw gegevens, voor zover zij die nodig hebben in de uitvoering van hun taken. Niet iedereen binnen het bestuur heeft toegang tot dezelfde informatie. De toegangen van medewerkers van bijvoorbeeld de dienst burgerzaken en de dienst omgeving en wonen verschillen. Gemeentelijk personeel kan niet aan de gegevens van OCMW-cliënten. Ook binnen de OCMW-diensten kan niet iedereen aan dezelfde gegevens. De toegangen van medewerkers van bijvoorbeeld de thuiszorgdiensten, de maatschappelijk werkers en het onthaal zijn verschillend. De gegevens, ingezameld in het kader van het houden van een openbare bibliotheek, zijn enkel toegankelijk voor de medewerkers van de bibliotheek. De gegevens, ingezameld in het kader van onderwijs, blijven voorbehouden aan directie, secretariaat en leerkrachten van de gemeentelijke basisscholen.
Voor de uitvoer van bepaalde taken doet het bestuur beroep op 'verwerkers'. Dit zijn externe partijen die enkel in opdracht van het bestuur persoonsgegevens verwerken. Voorbeelden van deze externe partijen zijn:
- ICT-bedrijven waar het bestuur mee samenwerkt,
- intercommunales die personeelsleden ter beschikking stellen om gemeentelijke beleid te helpen uitvoeren (vb. ikv woonbeleid),
- …
Het bestuur stelt met deze verwerkers een 'verwerkersovereenkomst' op, overeenkomstig de bepalingen van de GDPR/AVG.
Naar aanleiding van de afvalinzameling volgens DifTar-principe werd begin 2022 met EcoWerf een protocol tot gegevensuitwisseling afgesloten.
De medewerkers kunnen rechtstreeks aan jou de gegevens opvragen of jouw gegevens via andere overheden verkrijgen . De gemeente is aangesloten bij de (oude) nodige machtigingen van de Sectorale Comités van de Privacycommissie (nu Gegevensbeschermingsautoriteit) om aan gegevensdeling in het kader van eGovernment te doen en te voldoen aan het principe 'only once'. Zo heeft de gemeente toegang tot het Rijksregister. De voorbije jaren werden ettelijke machtigingsdossiers bij de Sectorale Comités van de Privacycommissie (nu Gegevensbeschermingsautoriteit) door de POD maatschappelijke integratie in naam van alle OCMW’s aangevraagd en goedgekeurd. Als gevolg mag het OCMW verschillende gegevens opvragen bij andere overheden. In de praktijk worden deze gegevens aangeboden via de Kruispuntbank Sociale Zekerheid, waartoe het OCMW toegang heeft. Ook de bibliotheek is aangesloten bij de nodige machtiging aangevraagd door BIBNET in 2009, om het Rijksregisternummer te mogen gebruiken. Voor de bibliotheekwerking wordt er enkel met de gegevens gewerkt die je zelf hebt overgemaakt (op papier dan wel elektronisch) aan de bibliotheekmedewerkers. De gemeentelijke basisscholen zullen steeds de nodige gegevens bij jou opvragen, op papier of digitaal. Dit gebeurt bij inschrijving in één van de gemeentelijke basisischolen. Bij andere partijen wordt er enkel informatie opgevraagd voor wettelijk vastgelegde doelen. De scholen verbinden zich ertoe jou hierover te informeren, indien je dit vraagt. Voor toekomstige gegevensuitwisselingen met andere overheden zal de gemeente protocollen afsluiten, zoals voorgeschreven door het AVG decreet.
Jouw gegevens worden bewaard zo lang als nodig is om de dienstverlening uit te voeren. Bepaalde gegevens zullen langer bewaard worden indien de archiefwetgeving ons hiertoe verplicht.
Je hebt het recht om inzage te krijgen tot de gegevens die wij over jou verwerken. Hiervoor kan je de algemeen directeur en/of functionaris voor gegevensbescherming via privacy@begijnendijk.be contacteren. Voor de individuele entiteiten bibliotheek en school kan je bovenstaande contactgegevens gebruiken. Het bestuur houdt hiertoe een register van verwerkingsactiviteiten bij (verplicht door GDPR art. 30). Je hebt het recht om:
- gegevens over jou te (laten) verbeteren (rectificatie);
- jouw gegevens te (laten) wissen;
- de verwerking van jouw gegevens te beperken;
- bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens;
- jouw gegevens op te vragen in een leesbaar bestand om zo deze gegevens over te dragen naar een andere instantie (recht op gegevensoverdraagbaarheid).
Je hebt steeds het recht om jouw toestemming voor de verwerking van jouw gegevens in te trekken, indien de rechtmatigheid van de verwerking is gebaseerd op jouw toestemming. De gegevens, verwerkt in de periode waarin jij jouw toestemming hebt verleend, blijven rechtmatig verwerkt.
Als je het niet eens bent met de verwerking van jouw gegevens of je hebt inbreuken vastgesteld, kan je jezelf wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
contact@apd-gba.be
De GDPR bepaalt dat er verschillende rechtsgronden zijn op basis waarvan jouw persoonsgegevens mogen verwerkt worden. De gemeentelijke en OCMW doeleinden zijn voornamelijk verankerd in wetgeving. Denk maar aan:
- bijhouden van het bevolkingsregister,
- uitleveren rijbewijzen,
- verlenen van vergunningen,
- verlenen van subsidies,
- innen van retributies en GAS-boetes,
- uitkeren van een leefloon,
- verlenen van hulp aan vreemdelingen,
- oprichten van lokale opvanginitiatieven,
- verlenen van hulp aan minderjarigen die aan het OCMW zijn toegewezen,
- verlenen van hulp aan daklozen
- …
De doelen van een school zijn voornamelijk bepaald door wetgeving. Bijvoorbeeld:
- leerlingenadministratie,
- leerlingevaluatie,
- zorg voor leerlingen,
- leerlingen volgen in samenwerking met het CLB,
- personeelsadministratie,
- …
Indien het bestuur of de gemeentelijke basisscholen op basis van wetgeving jouw gegevens verwerken, is er geen toestemming nodig. Je wordt op het moment van het verwerken (inzamelen) van jouw gegevens hierover ingelicht. Ook in uitvoering van contracten, het vrijwaren van jouw vitaal belang of het algemeen belang is het niet nodig om jouw toestemming te geven. Indien jouw expliciete toestemming nodig is om een verwerking uit te voeren, zal deze aan jou gevraagd worden. Dienstverlening van de gemeente / het OCMW die bijvoorbeeld niet verankerd is in wetgeving kan zijn:
- zaalverhuur,
- verkoop tickets voor de dienst vrije tijd,
- beheer inschrijvingen voor sportkampen,
- inschrijven in een elektronische nieuwsbrief,
- bibliotheekwerking: ontvangen van een eerste gratis rappel op jouw e-mailadres,
- scholenwerking: organiseren van schoolfeesten,
- scholenwerking: maken en gebruik van foto’s (andere dan individuele foto’s voor dossiers),
- …
Indien jouw expliciete toestemming nodig is om een verwerking uit te voeren, gebeurt de gegevensinzameling via een invulformulier. Deze processen verlopen altijd via formulieren die je zelf invult. Door deze in te vullen, geef je expliciete toestemming om jouw gegevens te verwerken voor de doeleinden vernoemd op de formulieren. Het bestuur en de gemeentelijke basisscholen verwerken jouw gegevens die ze via deze weg krijgen niet voor andere doeleinden. Indien ze toch jouw gegevens voor nog andere doeleinden willen verwerken, zal dit expliciet gevraagd worden onderaan het formulier zodat je actief jouw toestemming kan geven voor verdere verwerkingen. Bij elke inzameling van persoonsgegevens wordt duidelijk gemaakt waarvoor (het doeleinde) jouw gegevens worden opgevraagd. Een overzicht van de verschillende verwerkingen met de daarbij horende rechtsgronden houdt het bestuur bij in haar register van verwerkingsactiviteiten (verplicht door GDPR art. 30). Je kan dit op eenvoudig verzoek inkijken.