Als burger kan je bestuursdocumenten opvragen en inkijken, er uitleg over vragen of er een kopie van krijgen.
Actieve openbaarheid van bestuur
Het lokaal bestuur neemt zelf initiatieven om de burger te informeren (via het infomagazine, brieven, brochures, ...). Daarnaast verplicht Het Decreet Lokaal Bestuur (DLB) lokale besturen bepaalde informatie openbaar te maken via de gemeentelijke website.
In overeenstemming met het besluit van de Vlaamse Regering van 28 april 2023 wordt het registratiesysteem en de werkwijze ervan hieronder beschreven.
Registratiesysteem en werkwijze
De webpagina bekendmakingen vormt het openbare register van gemeentelijke reglementen en verordeningen. Het registratiesysteem is geïntegreerd in het softwarepakket ‘meeting.burger.net’ en zorgt ervoor dat je bij de raadpleging van een bekendmaking in dit pakket de datum waarop de beslissing is genomen en de publicatiedatum kan verifiëren met de desbetreffende gepubliceerde notulen of besluitenlijst van het bevoegde orgaan.
Lokaal bestuur Begijnendijk werkt met de applicatie Meeting.net voor het publiceren van agenda’s, besluiten en notulen volgens het gelinkt open data principe. Het is een toepassing met gebruikersrechten en rollen. De toegang is dus beperkt en wordt gecontroleerd. Alleen geautoriseerd personeel van de lokale overheden heeft toegang tot de Meeting.net applicatie op basis van de hun toegekende rechten.
Op de publieke raadpleegomgeving (meeting.burger) wordt de inhoud en datum van publicatie weergegeven.
Bovenstaande werking voldoet aan de door het BVR opgelegde vereisten doordat documenten uniek identificeerbaar zijn, en onmerkbare veranderingen redelijkerwijs zijn uitgesloten voor het register van bekendmakingen.
Passieve openbaarheid van bestuur
Bij passieve openbaarheid kan je ook zelf als burger aan het lokaal bestuur vragen om een bestuursdocument in te kijken, er uitleg over te vragen of er een kopie van te krijgen.
De aanvraag moet betrekking hebben op bestaande documenten. Je kunt het lokaal bestuur dus niet vragen om:
- gegevens te verzamelen uit dossiers en daaruit een nieuw document op te maken om de aanvraag te beantwoorden;
- de gevraagde informatie te verwerken of te analyseren;
- bijkomende uitleg op te schrijven;
- een samenvatting van een omvangrijk dossier te maken.
Toekomstige documenten kunnen evenmin opgevraagd worden. Als het document niet af is of onvolledig is, moet het niet worden vrijgegeven. Het is ook niet mogelijk om documenten op te vragen die fysiek vernietigd zijn conform de voorschriften van het archiefdecreet.
Bouwplannen
Bouwplannen zijn auteursrechtelijk beschermd tot 70 jaar na het overlijden van de architect. Je kan alleen een kopie krijgen als je:
- Eigenaar bent en dat schriftelijk kan bewijzen. Dat bewijs moet je toevoegen bij je aanvraag.
- En op eer verklaart dat je het afschrift van de bouwplannen alleen voor privédoeleinden gebruikt. Deze verklaring op eer dien je ook toe te voegen bij de je aanvraag.
Procedure
Hoe dien je een aanvraag in?
Je dient jouw aanvraag schriftelijk in:
- Via een e-mail naar openbaarheid@begijnendijk.be
- Via een brief gericht aan het lokaal bestuur Begijnendijk t.a.v. openbaarheid van bestuur (Kerkplein 5 - 3130 Begijnendijk)
Mondelinge of telefonische aanvragen komen niet in aanmerking.
Welke gegevens moet je vermelden?
- Je vermeldt waarover de aanvraag gaat en om welke documenten het gaat.
- Je geeft expliciet aan op welke manier je de documenten wil zien (inzage, uitleg of een kopie).
- Je vermeldt jouw naam en adres als aanvrager.
Als de aanvraag onvolledig is, kan (en moet) het lokaal bestuur vragen de aanvraag verder te specificeren of aan te vullen.
Wat gebeurt er na je aanvraag?
- Nadat je jouw aanvraag hebt ingediend, wordt deze in een register genoteerd met de datum van ontvangst.
- Je krijgt binnen de 20 kalenderdagen na de ontvangst van de aanvraag een schriftelijk antwoord. Deze termijn kan uitzonderlijk verlengd worden tot 40 dagen als het onderzoek meer tijd vraagt. In dat geval brengen we je op de hoogte.
Uitzonderingsgronden
De wetgeving voorziet een aantal uitzonderingen op het principe van de openbaarheid van bestuur. Als de aanvraag aan een van de uitzonderingen voldoet, kan er beslist worden om het gevraagde bestuursdocument niet of slechts gedeeltelijk openbaar te maken.
Een volledig overzicht van de uitzonderingsgronden vind je hier: uitzonderingen openbaarheid van bestuur.
Beroep tegen de beslissing
Tegen de beslissing kan je beroep instellen bij de beroepsinstantie inzake de openbaarheid van bestuur. Dit kan via openbaarheid@vlaanderen.be of per brief aan Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken, Beroepsinstantie Openbaarheid van Bestuur, Havenlaan 88, bus 100, 1000 Brussel. Je beschikt daarvoor over een termijn van dertig kalenderdagen, die ingaat op de dag nadat de beslissing is verstuurd.